Mail Merge

Mail Merge

Adalah fasilitas untuk membuat surat atau dokumen dalam jumlah banyak dengan
isi dokumen sama tapi tujuan berbeda. Atau fasilitas untuk menggabungkan
dokumen-dokumen yang berbeda. Mail Merge dapat dibuat untuk implementasi
letters, labels dan envelopes. Dengan mengunakan Mail Merge kita dapat membuat sebuah surat atau dokumen yang akan ditujukan kepada banyak penerima (recipients).

Sumber Data (Data Sources)

Sumber Data (Data Sources) adalah file yang berisikan informasi-informasi yang akan dimasukkan ke dalam suatu dokumen. Misalnya daftar nama dan alamat yang akan digunakan di dalam mail merge tersebut. Sumber Data ini dapat berasal dari bermacam-macam jenis.

Misalnya : Microsoft Outlook Contact List, Microsoft Office Address List, Microsoft Excel worksheet, Microsoft Access database, file HTML dan file teks.

Di dalam pembuatan Mail Merge tentu saja kita harus mempunyai sumber data terlebih dahulu yang berisikan data-data penerima dari surat atau dokumen tersebut.

Langkah-langkah Pembuatan Mail Merge :

Pembuatan Dokumen Utama

Pilih menu Tools, Letters and Mailing, Mail Merge.

Setelah itu akan tampil wizard yang digunakan untuk membuat Mail Merge pada sebelah kanan dari dokumen. Pilih jenis dokumen yang akan dibuat, dalam hal ini pilih jenis dokumen letters.

Kemudian klik pilihan Next : Starting Document

Pada langkah ke-2 ini akan diatur mengenai letak dari surat tersebut. Pilihn Use the current document untuk menggunakan dokumen yang sedang aktif saatini.

Kemudian ketik surat atau dokumen yang ingin dibuat.

Setelah surat / dokumen tersebut dibuat maka selanjutnya pilih Next :
Select Recipients untuk memilih daftar nama penerimanya.

Pembuatan Sumber Data
Setelah surat/dokumen tersebut dibuat kemudian klik pilihan Next : Select recipients

Bila sumber data belum pernah dibuat maka pilih Type a new list kemudian pilih create untuk membuat sumber data yang baru.

Sumber data ini berisikan mengenai bermacam-macam data (fields) yang akan
dimasukkan kedalam dokumen mail merge.
Informasi-informasi tersebut dapat langsung diisikan pada tempat yang telah disediakan.

Pada Window ini terdapat beberapa tombol dengan kegunaan sebagai berikut :

1. Untuk mengisikan data baru maka dengan menekan tombol New Entry.
2. Menghapus data dengan menekan tombol Delete Entry.
3. Find Entry digunakan untuk mencari suatu
   data tertentu.
4. Filter and Sort digunakan untuk menyeleksi data sesuai dengan
   kriteria serta mengurutkan data berdasarkan fields-fields tertentu.
5. Customize digunakan untuk mengatur nama fields sesuai dengan
   label yang kita inginkan.
   
   

Pada Bagian Customize Address List ini dapat diatur mengenai penamaan dan jumlah fields yang diinginkan.

Beberapa kegunaan dari tombol-tombol yang ada pada window ini adalah sebagai berikut :

1. Tombol Add digunakan untuk menambah field baru.
2. Tombol Delete digunakan untuk menghapus sebuah field.
3. Tombol Rename digunakan untuk mengganti nama sebuah field.
4. Move Up digunakan untuk memindah
   posisi field keatas.
5. Move Down digunakan untuk memindah posisi field kebawah.

Setelah semua daftar penerima dimasukkan maka pilih tombol close yang terdapat pada window New Address List tersebut untuk menyimpan sumber data yang telah kita buat.

Selanjutnya akan keluar tampilan Mail Merge Recipients yang berisikan daftar data-data yang telah dibuat. Kita dapat memilih data-data manakah yang akan dimasukkan kedalam dokumen Mail Merge kita.

Tombol Select All digunakan untuk memilih semua data sedangkan tombol Clear All digunakan untuk menonaktifkan pemilihan data. Pilihan Edit digunakan untuk mengubah data yang terletak pada baris yang dipilih. Tekan OK bila semua data yang kita masukkan sudah benar.

Pada bagian ini kita telah membuat sumber data dan daftar nama penerima yang akan
dimasukkan kedalam dokumen Mail Merge kita. Selanjutnya kita akan memasukkan sumber data yang telah kita buat tersebut ke dalam dokumen utama

Bagian 2 : Memasukkan Sumber Data kedalam Dokumen Mail Merge.

Artikel yang Berhubungan :