Mail Merge 2

Mail Merge : Memasukkan Sumber Data Ke dalam Dokumen

Pada bagian ini akan dibahas bagaimana caranya kita memasukkan sumber data yang telah kita buat pada bagian 1 ke dalam dokumen Mail Merge. Sebelumnya kita harus membuat terlebih dahulu surat / dokumen utama. Surat / dokumen utama yang dipakai di dalam contoh ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Bagian yang dilingkari dengan lingkaran berwarna merah adalah field-field yang diambil dari sumber data yang telah dibuat sebelumnya.

Menampilkan Mail Merge Toolbar

Untuk memasukkan field-field yang ada dalam Sumber Data (Data Sources) ke dalam dokumen utama, maka terlebih dahulu kita harus menampilkan Toolbar Mail Merge.

Caranya adalah dengan memilih Menu Tools - Leters and Mailings. Lalu klik pada pilihan Show Mail Merge Toolbar untuk memunculkan Toolbar dari Mail Merge.

Atau dapat juga dilakukan melalui Menu View - Toolbars - Mail Merge

Selanjutnya akan muncul Mail Merge Toolbar seperti yang terdapat pada gambar diatas ini. Pada Mail Merge Toolbar pilih Insert Merge Fields yang terletak pada bagian 1.

Pada Window Insert Merge Fields ini kita tinggal memasukkan field-field dari Sumber Data yang telah kita buat sebelumnya ke dalam dokumen utama kita.
Caranya dengan memilih field yang diinginkan lalu tekan tombol Insert untuk memasukkan field tersebut kedalam posisi kursor aktif dalam dokumen utama kita.
Sesuaikan field-field yang dimasukkan dengan soal yang ada.

Mail Merge Toolbar

Pada Mail Merge Toolbar ini terdapat beberapa hal penting yang perlu diperhatikan. Berikut ini adalah nama dan kegunaan dari Mail Merge Toolbar berdasarkan nomor pada gambar diatas :

1. Insert Merge Fields, untuk memasukkan field-field yang terdapat dalam Sumber Data kedalam dokumen utama.
2. Insert Word Field, digunakan untuk memasukkan field-field tertentu dengan menggunakan perintah-perintah khusus.
3. View Merge Data, digunakan untuk menampilkan isi data / nilai dari field, bila diklik sekali lagi maka dapat juga digunakan untuk menampilkan nama fieldnya.
4. Navigational Record, digunakan untuk berpindah data atau navigasi data.
5. Merge to New Document, digunakan untuk menampilkan dokumen utama mail merge kedalam dokumen baru.

Setelah kita memasukkan field-field yang diperlukan ke dalam dokumen utama kita, selanjutnya untuk menampilkan data yang terdapat di dalam field-field tersebut dengan cara menekan tombol View Merge Data yang terdapat didalam Mail Merge Toolbar.

Gunakan tombol Navigational Record untuk berpindah data.

Untuk menampilkan surat / dokumen menjadi banyak sesuai dengan jumlah data yang dimasukkan dengan cara menekan tombol Merge to New Document.

Bagian 3 : Implementasi Mail Merge untuk membuat Envelopes dan Label

Artikel yang Berhubungan :