Melanjutkan pembahasan sebelumnya mengenai Mail Merge, maka berikut ini akan dijelaskan lebih dalam mengenai Mail Merge.
Data Source
Sumber Data (Data Sources) adalah file yang berisikan informasi-informasi yang akan dimasukkan ke dalam suatu dokumen. Misalnya daftar nama dan alamat yang akan digunakan di dalam mail merge tersebut. Sumber Data ini dapat berasal dari bermacam-macam jenis. Berikut akan dibahas cara memasukkan sumber data dalam bentuk file Excel (.xls) dan file teks (.txt)
Sumber Data Excel (.xls)
Misalkan kita mempunyai sebuah file excel biasa dengan nama Dataku.xls dan dalam sheet data terdapat data sebagai berikut :
Pada dasarnya langkah-langkah memasukkan data yang terdapat dalam file excel kedalam Mail Merge sama dengan memasukkan data yang terdapat dalam sumber data lainnya.
Pilih menu Tools, Letters and Mailing, Mail Merge lalu klik pada link next sampai pada bagian Select Recipients seperti pada tampilan disamping :
Pilih pilihan Use an existing list lalu klik Browse.
Setelah itu silakan pilih lokasi dari file excel yang berisikan data tersebut (Dataku.xls)
Berikutnya akan tampil pilihan dari worksheet yang terdapat dalam file tersebut, pilih worksheet data.
Kemudian akan nampak data-data yang terdapat dalam excel, silakan beri tanda cek pada baris yang berisikan data yang hendak dimasukkan kedalam Mail Merge kita silakan pilih OK untuk memprosesnya.
Kita dapat memasukkan mail merge field berdasarkan alamat cellnya (dalam contoh kita misalnya, F1, F2, F3 dst)
Untuk lebih jelasnya mengenai Mail Merge, silakan klik disini.
Untuk mengatur format data dari Mail Merge field, kita tinggal memasukkan kode-kode yang diinginkan. Kode-kode yang dapat dimasukkan adalah sebagai berikut :
Format Number (angka)
Sumber File Teks (.txt)
Didalam Mail Merge dapat juga dimasukkan sumber data dengan jenis file teks (.txt). Misalkan kita mempunyai file dataku.txt dengan isi sebagai berikut
Pada dasarnya langkah-langkahnya sama seperti memasukkan sumber data yang lainnya, hanya saja pada waktu memilih sumber data yang digunakan selakan pilih jenis file text (.txt) sebagai data sourcenya.
Untuk pembahasan dasar mengenai Mail Merge silakan klik disini.
Format Data
Dalam Mail Merge kita dapat memberikan beberapa pengaturan format data, caranya adalah sebagai berikut :
Misalkan kita mempunyai dokumen Mail Merge berikut :
Pilih menu Edit - Select All atau (Ctrl+A) kemudian klik kanan pada tulisan lalu pilih Toggle Field Codes
Selanjutnya tampilan Mail Merge kita akan berubah seperti gambar berikut.
Untuk mengatur format data dari Mail Merge field, kita tinggal memasukkan kode-kode yang diinginkan. Kode-kode yang dapat dimasukkan adalah sebagai berikut :
Format String (huruf)
| Fungsi | Code |
| Upper Case | \* Upper |
| Lower Case | \* Lower |
| First Capital | \* FirstCap |
| Title Case | \* Caps |
Format Number (angka)
| Fungsi | Code |
| Currency (Rp) | \# "Rp#.##0,00;(Rp#.##0,00) |
| Menghilangkan desimal | \# "0" |
| n-Digit desimal (mis:2 digit) | \# "0,00" |
| Prosentase (%) | \# "0%" |
| n- Digit desimal (prosentase) | \# "0,00%" |
| Pemisah ribuan | \# "#.##0" |
| Pemisah ribuan dengan desimal | \# "#.##0",00 |
Contoh :
Pada contoh diatas, menggunakan menu Toggle Field Codes maka dapat dimasukkan code-code sebagai berikut :
Pada contoh diatas, menggunakan menu Toggle Field Codes maka dapat dimasukkan code-code sebagai berikut :
Sehingga formatnya akan berubah menjadi berikut :
Untuk keterangan kode, silakan melihat pada tabel diatas.
Untuk keterangan kode, silakan melihat pada tabel diatas.
0 comments:
Post a Comment