ERP Infrastruktur Vital Sebuah Industri

Konsep Dasar ERP

Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Konsep dari sistem ERP dapat diilustrasikan sebagai berikut :

Konsep Dasar ERP

Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-Sistem yaitu Sistem Financial, Sistem Distribusi, Sistem Manufaktur, dan Sistem Human Resource. Contoh sistem ERP komersial antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft dan JD.Edwards. Selain itu salah satu sistem ERP open source yang populer sekarang ini adalah Compiere.

Untuk mengetahui bagaimana Sistem ERP dapat membantu Sistem operasi bisnis kita, mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di bawah ini :

Katakanlah kita menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP akan membantu kita menghitung jumlah barang yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada saat ini. Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi, Sistem ERP dapat menghitung berapa lagi sumber daya yang diperlukan, sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya. Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi, Sistem ERP juga dapat menentukan cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam Sistem ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit tersebut.

Dapat kita lihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian sering digunakan oleh fungsi/bagian yang lain. Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan, bagian keuangan dan sebagainya. Oleh karena itu, unsur 'integrasi' itu sangat penting dan merupakan tantangan besar bagi vendor-vendor Sistem ERP.

Pada prinsipnya, dengan Sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dll.), biaya kerugian akibat 'machine fault' dll. Di negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory, dsb

Skema Integrasi Sistem dengan ERP

Perusahaan dengan sistem ERP (www.icode.com)

Berapa jumlah perusahaan yang ingin memakai Sistem ERP? Pertanyaan ini mungkin dapat dijawab dengan pertanyaan : Bisakah perusahaan anda bertahan hidup (survive) tanpa Sistem ERP?

Kelebihan dan Kekurangan ERP

Kadang ada mitos yang salah atau mungkin bisa dibilang harapan para owner bahwa dengan ERP, fungsionalitas perusahaan Anda akan meningkat dalam sehari itu juga ketika ERP sudah ‘go live’. Ekspektasi yang tinggi dan peningkatan kualitas dan daya saing bergantung dengan seberapa baik sistem ERP cocok dengan fungsionalitas perusahaan dan seberapa baik tailormade dan proses konfigurasi sistem cocok dengan budaya, strategi dan struktur dari perusahaan.

Kelebihan Sistem ERP

Kelebihan	Bagaimana
Akses informasi yang dapat dipercaya	DBMS, konsistensi dan akurasi dari data yang diinput, report yang ditingkatkan
Menghindari redundansi dari pemasukan data dan operasi	Modul-modul yang mengakses data yang sama dari database yang terpusat sehingga menghindari pemasukan data yang berkali-kali
Mengurangi jeda waktu penampilan informasi dan laporan	Meminimasi proses penarikan dan penampilan data. Dengan sekali klik, laporan dapat ditampilkan tanpa harus mencari-cari sumber data dan memanipulasinya lagi
Pengurangan biaya	Penghematan waktu, peningkatan kontrol dan decision support system dengan analisis skala enterprise
Peningkatan skalabilitas	Desain yang terstruktur dan modular
Akses oleh dunia luar (Globalisasi)	Modul CRM (Customer Relationship Management) dan EDI (Electronic Data Interchange)
E-commerce dan E-business	Membuka akses ke internet dan kultur kerja sama

Kelemahan Sistem ERP

Kelebihan	Bagaimana
Mahal	Biaya bervariasi dari ribuan dollar sampai jutaan dollar. Biaya Business Process Reingeering akan sangat tinggi
Ketergantungan pada satu vendor tertentu	Memerlukan jangka panjang support dari vendor tertentu yang mengimplementasikan ERP di perusahaan Anda
Kompleksitas	Sistem ERP biasanya terlalu banyak fitur dan terlalu kompleks untuk digunakan oleh end user

Best Practice dan Business Process Reengineering

Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice' - proses umum yang paling layak di tiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, maka industri kita juga harus mengikuti 'best practice process' (proses umum terbaik) yang berlaku. Disini banyak timbul masalah dan tantangan bagi industri kita di Indonesia. Tantangannya misalnya, bagaimana merubah proses kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau, merubah Sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita.

Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses kerja yang cukup mendasar, maka perusahaan ini harus melakukan
Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Sumber :
www.ilmukomputer.com

Referensi

• Arsip milis IPOMS-APICS (APICS-ID@yahoogroups.com) dan IFS (Industrial & Financial System)
  
• Compiere website (www.compiere.org)
  
• Wallace, Thomas F. dan Kremzar, Michael H. “ERP Making It Happen : The Implementor’s Guide to Success with Enterprise Resource Planning”, 2001, John Wiley and Sons Inc

Artikel yang Berhubungan :